听到这个问题，大部分同行业的人都会想说，这个也提到了。电子邮件的哪个专用工具在新的录入领域不好用？的确，在工作中，写电子邮件就像吃饭和散步，每个人都是如此。

outlook、Foxmail等通用手机软件。可以被每个人熟练应用，不仅包括公司邮箱，还包括个人QQ邮箱、163邮箱、Gmail邮箱等。

但是具体应用的实际效果还是要磨练每个人的标准。

那么如何才能达到处理事情，愉快沟通的整体目标呢？

为什么写邮件合适:

在操作过程中，通过邮件联系不是一个方便的方式。因为即使一封邮件来自一个重要的推送，通常也需要0.5~1天才能回复。充分考虑电子邮件对即时消息作为行业范围的客观事实，人们普遍对没有得到他人及时的回应感到恼火。

所以，今天的困难在于，我们是否应该为我们什么时候应该根据手机微信、短信、电话或电子邮件地址进行交流创建一个详细的系统。

因为现在的供应链管理从业者都有智能机器，沟通的方式不应该局限于传统的电子邮件和电话，应该扩展到包括手机微信、短信等各种方式。概述:

1.如果你希望对方在30分钟内做出回应，你应该打电话。

因为这种方法可以保证对方完全明白你的意思，知道对方什么时候收到这个信息，清楚的知道自己应该怎么做。而且，如果你不指望按照电话的方式打扰对方现阶段已经开展的工作，对方会认为你的事情不紧急。

2.如果你希望在2小时内得到对方的回应，你应该发微信或手机信息。

这样会给对方充足的时间去思考你期待的答案，让你准备好了再回应。

3.如果你期待对方在几天内回复，可以发邮件。

大多数新来的人觉得他们总是有没完没了的电子邮件。电子邮件可能不是当代新人快速获得对方回应的合适沟通方式，尤其是在互联网经济行业。

那我在哪里可以正常写邮件呢？

根据目的，我大致分类如下:

必须有印象:为了以后要求律师向法院提出申请，不仅在企业，在法院，电子邮件都可以作为合理的直接证据；

宣布结果和会议纪要:一件经过各单位讨论的事情，已经达成一致，产生了结果。按照邮件公布是合理的做法；

另外，在容易与多人沟通(公告、分享信息内容)、不方便分发会议的情况下，发送电子邮件也是一个非常好的做法；

沟通前宣布信息内容，提示对方提前准备；

分配任务和逻辑清晰的任务描述是即时日常任务的前提，按照email方式分配任务是非常好的选择；

回复对方的邮件。

以上是一个适合写邮件的场景，但是在什么情况下，认真写邮件呢？我给大家总结一下:

当对方对某件事有了激烈的心态:在这种自然环境下，如果发邮件，字字句句都是树枝和利箭，一不小心就会给对方留下永久的伤疤；

沟通敏感词，涉及机密信息内容:最好的保密措施是不说，这里特别合理。关于敏感和商业秘密话题的讨论，如非常不加密的外发电子邮件，会被无意中分享，其不利影响是不可预测的。各种邮件门这样产生的；

话题讨论比较复杂，必须在很多方面进行表达或深入讨论:在这种情况下，必须组装会议报告。按照电子邮件等简单的线性沟通，本来就很复杂的话题讨论通常会更加复杂，不利于事情的处理；

需要对方立即反馈的紧急事项:如上所述，邮件通常需要半天到几天才能合理回复，因此紧急事项被延迟。之后他们互相抱怨，犯了大错！

电子邮件的收件人选择

主人送人的时候是TO:主人送的人一般都是工作人员，邮件都是他必须解决的，是必须做事还是必须知道；

CC，也就是CC:偷偷发的人一般是对这件事有影响的人，或者你期望他掌握这件事进展的人。秘密交货的总数必须加以控制。在平时的工作经验中，是不推不偷偷送的。人越来越合适，越来越挑剔，准确性很关键；

偷偷发:偷偷发给和cc亲近的人，不同的是你不指望别人知道是你发给这个人的。这种做法有点偷偷摸摸，一般建议谨慎使用。

电子邮件内容

你需要对方做什么？1/2/3/& hellip；& hellip建立并标记出来是非常重要的。如果不说清楚，邮件的实际效果无疑不是很好；

你为什么写这封邮件？详细情况详细介绍的很清楚，关键是要讲与收货人的关系，对方为什么要这样做，不这样做对他有什么危害；

要精确简洁，不要含糊

解释性文字尽量做到适当的客套礼貌客观，防止主观感受，少用感叹号和疑问句。发出的电子邮件泼出去的水，即使有撤消角色，是否允许你撤销统治权也掌握在对方手中。此外，撤消使用要慎重，因为会给人粗心大意的印象；

尽量不需要一封邮件涉及几个主题风格，一次一个案例；

可以尽量分段；能够尽可能多的列出字幕，有利于逻辑清晰的表达自己的观点；

附件&文章正文；文章正文中应标注附件，并对附件进行简要说明。而且配件不适合大的；

尽量不要花里胡哨，重点内容可以突出提醒，但整篇文章尽量不要超过3篇；

如果您可以应用报告，则不需要文本

历史时间交流的E-mail内容尽量保持在最底层，有利于他人理清交流的全过程和关联。这个也很重要。在保留真实全过程的情况下，哪些应该保留，哪些不应该出现，通常都体现了你较强的策划工作能力。

准确标题:避免空白页或不相关的答案

姓名、签名和签名:尽可能确保礼貌、礼貌和谦逊

一封好的邮件出来，不仅体现了你的写作技巧，也表达了你对这件事的深刻理解和心态。一封邮件显示，有经验的职业经理人通常可以了解委托人的专业能力和职业道德。

越来越多的职业经理人离不开电子邮件。但是，烦恼越来越多。每个经理每天都要花1- 2个小时来解决数百封电子邮件。电子邮件横扫职业经理人，如何合理管理无数邮件？

Bill & middot伯纳斯和其他职业经理人值得效仿。他们的提示是:第一，选择邮件烦恼系统；第二，减少电子邮件的总数；三、先答后答的两步对策。

选择电子邮件担心系统

微软中国的Bill & middot伯纳斯选择了电子邮件担心系统，以确保对关键信件的即时响应。

他说:根据电子邮件担心系统，我收到的所有电子邮件都来自我曾经与之交流或认识的人，如微软公司、英特尔、惠普和其他合作企业的员工。每个人面临的挑战是确保时间花在最重要的电子邮件地址上。

减少电子邮件地址的总数

拒绝花费大部分时间的普通电子邮件。跨国企业的首席执行官要求他的下属被裁减。秘密交付或者& other仅供参考电子邮件，仅此一项，就将他收件箱中的电子邮件数量减少了50%。

使用全职助理。麦考利的管理皮肤& middotBekeside要求她的小助手对她自己的邮件进行基本的解决方案，而关键邮件留给她自己的解决方案。

但销售总监的做法是，在拜访客户或报名参加展会等外部主题活动，无法正常收发邮件时，告诉秘书帮他基本解决一些邮件。更紧急且必须回复的电子邮件将由秘书委员会通过电话通知，并在他发言后回复。

职业经理应该注意的是，他们必须告诉助理或秘书什么是关键信息。

先回答，再回应

美国一家企业的女性管理层每天要解决200封邮件。她总结道，解决电子邮件的合理方法是采取三个步骤:首先回复，然后回复。比如她经常选择的回复是信已收阅，下周研究后回复；从此她会选择服务承诺的时间段，利用早上起床、坐车、坐飞机的空闲时间高效回复邮件。

这种方式的好处是可以给对方即时回复，也可以给自己留出回复邮件的时间，合理的解决了对方的期待。

最后，再次注意，管理邮件要注意防范三个陷阱。

第一，电子邮件不能代替零距离通信。

第二，电子邮件沟通无法处理填充异议和复杂性的问题。

第三，如果口头沟通效率更高，请不要使用电子邮件进行沟通，因为三分钟的电话可以包含七八封电子邮件中包含的数据量。